O que fazer com tanta informação?

O que fazer com tanta informação?

Por Werner K.P. Kugelmeier

Como transformar informação e em ação e negócio

Para contextualizar melhor o nosso tema, vamos lembrar de fatos como:

- O mundo produz anualmente o mesmo volume de informações que a humanidade levou 40 mil anos para acumular.


- Nos últimos 25.000 anos - contados apenas até o ano 2002 - a humanidade gerou um volume de informações escritas equivalente a 5 hexabytes (um hexabyte equivale a um bilhão de gigabytes, unidade de medida gigantesca para o armazenamento de dados). De lá até 2006, ou seja, em um intervalo de quatro anos, produziu mais de 160 hexabytes. A previsão para 2010 é que o montante produzido supere 900 hexabytes.

Consequência: hoje produzimos mais informações do que somos capazes de sintetizar; ou seja, um dos maiores problemas que enfrentamos hoje não é a falta, mas o excesso de informações disponíveis.

Ciente de que as organizações estão se diferenciando umas das outras pelo que sabem, faz com que os gestores empresariais pensem sobre a informação que possuem relacionadas ao seu negócio.

Para aprofundar o assunto, é bom contextualizar "informação" entre "dado" e "conhecimento", no ambiente da Tecnologia da Informação - TIC.

Para que servem os dados?

Sabemos que os computadores armazenam apenas dados em seus arquivos.

Quando verificamos o conteúdo desses arquivos de computador (por meio de telas ou relatórios), o que obtemos são apenas conjuntos de dados, em um formato de seqüências que formam palavras, desenhos, mapas, imagens, etc.; ou seja, dados em si não têm relevância, não fornecem interpretação, nem qualquer base "inteligente" para a tomada de decisão. Dados são (apenas) a matéria-prima para a criação da informação.

Um dado só se torna informação quando existe um contexto para que ele faça algum sentido para as pessoas. Esses dados podem estar relacionados com as informações de mercado e posicionamento da empresa até os processos das diversas áreas da empresa.

Informação – para quê?

A informação que extraímos desse conjunto de dados está diretamente ligada à nossa capacidade de relacionar esses dados com o que está armazenado em nosso cérebro. Portanto, a informação exerce um impacto sobre a avaliação na cabeça da pessoa, ao contextualizar os dados; por exemplo, a frase "quase 100% acreditam que a TIC é importante para a educação" é uma informação, ou seja, um dado estruturado que tem seu significado dentro do contexto Educação.

Portanto, só obtemos alguma informação quando conseguimos interpretar, analisar e relacionar esses dados. Um relatório cheio de números pode não trazer qualquer informação para mim, mas pode carregar informações valiosas para quem souber interpretá-los, avaliar o seu conteúdo implícito e relacioná-los com outros dados. Esse é o processo básico para a obtenção de informações.

A principal atividade para a construção de "inteligência", em torno de dados, gerencia o seu conteúdo de forma a facilitar a localização e utilização, na hora de identificar situações como: concentração de vendas em poucas regiões, produtos, clientes e vendedores ou preços e custos que dificultam a competitividade.

A transformação de dados em informação é freqüentemente realizada através da apresentação dos dados, de forma inteligível, ao usuário para que ele possa tomar uma decisão assertivan na hora de identificar áreas, produtos e clientes que realmente dão lucros, desenvolver equipes com melhor desempenho e/ou monitorar a transformação de metas em resultado.

Sumarizando, informação é um conjunto de dados estruturados, com significado, contextualizados, interpretados e compreendidos.

Conhecimento – e agora?

Com base nas informações, a pessoa atualiza o seu conhecimento sobre o assunto, ou seja, acrescenta, altera, confirma ou nega a existência de relacionamentos. O conhecimento é a ação, aquilo que a pessoa faz quando utiliza as informações, seja para tomar decisões, resolver problemas ou gerar ideias.

A principal atividade para a construção de "inteligência" em torno da informação dos negócios é a capacidade de análise, síntese e conversão da informação em conhecimento.

Mas apenas "saber" sobre alguma coisa não proporciona, por si só, maior poder de competição para uma organização. Somente aliado a sua gestão é que ele faz a diferença.

O conhecimento só pode ser acessado através da colaboração daqueles que detêm o conhecimento.

Se houver consenso de que uma das características que mantém a empresa competitiva é o grau de seu conhecimento, a empresa deve pensar na implementação de um processo que preserve o conhecimento essencial. A empresa sempre irá depender dos seus colaboradores para a aplicação correta desses conhecimentos, mas não pode ficar na dependência deles.
Se levarmos em consideração que, em 2020, o conhecimento estará duplicando a cada 83 dias (atualmente, já duplica a cada 4 anos), ficará clara a necessidade de gerenciá-lo.

Surge aqui o conceito de Gestão do Conhecimento - GC (Knowledge Management - KM) que parte da premissa de que todo o conhecimento existente na empresa, seja na cabeça das pessoas, seja nas veias dos processos, pertence também à organização.

Em contrapartida, todos os colaboradores que contribuem para esse sistema podem – e devem (!) usufruir de todo o conhecimento presente na organização.

Qual é o papel do "trabalhador de conhecimento" (knowledge worker) - o profissional mais destacado no futuro, segundo Bill Gates?

O Trabalhador do Conhecimento analisa dados e informações, relaciona dados e informações com os seus conhecimentos globais do negócio e sua especialização na área de atuação, comunica-se intensamente com o seu time e utiliza o conhecimento de todos na busca inovação e resultado.

Entendendo o que é Gestão do Conhecimento – GC

Considerando conhecimento como uma combinação de idéias e práticas que guiam as decisões e ações, podemos afirmar que, na sua aplicação, o conhecimento leva a experiências. Quanto mais experiências adquirirmos, tanto melhor a nossa capacidade de resolver e inovar nosso aprendizado.

Como disse Peter Senge, pesquisador norte-americano que montou um sistema que permite à empresa disseminar a informação por toda a organização: "O futuro das organizações dependerá cada vez mais de sua capacidade de aprender coletivamente".

Se nós assimilarmos o fator de que uma organização aprende mais em um dia do que uma pessoa é capaz de aprender em toda sua carreira, podemos imaginar que a produtividade do conhecimento é a principal preocupação dos gestores do século XXI.

Quais são as fontes de conhecimento da empresa?

A fonte principal de conhecimento é a própria organização ("a cabeça dos

colaboradores") e, em seguida, o Cliente.

Dados empíricos dizem que 70% do conhecimento externo sobre seus concorrentes, clientes e produtos/serviços já são de domínio da empresa.

Por outro lado foi identificado que 80% de informação e conhecimento, necessários para 'rodar' uma empresa, não estão armazenados em seus bancos de dados.

O que fazer então?

A Gestão do Conhecimento – GC amplia as possibilidades de aprendizagem para indivíduos e organizações

GC não é algo novo. Porém a GC tem se tornado um fator crítico para qualquer

organização, que tenha grandes volumes de dados a processar com o objetivo de torná-los úteis e acessíveis às pessoas.

De nada valem as montanhas de informações que há dentro das empresas se não dermos um tratamento adequado a elas e as transformamos em resultado, o que chamamos processo de inteligência organizacional.

GC significa, em sua essência, transformar dados em informação, informação em conhecimento, conhecimento em ação, ação em negócio e negócio em dinheiro.

Para cumprir este papel, a GC atua como um sistema de adquirir, compartilhar e utilizar conhecimento.

Os sistemas de GC devem incentivar o hábito de compartilhar os conhecimentos pessoais que, tradicionalmente, criam o valor da pessoa para a empresa; ou seja, a colaboração de uma pessoa com a empresa reside na criação de um novo conhecimento, através da colaboração com outras pessoas.

O caminho a seguir não é a geração do conhecimento, mas seu geren
ciamento (identificação, classificação em categorias, armazenamento, disseminação e uso).

As áreas que atualmente mais se envolvem com a GC são a Alta Gestão, RH, Marketing & Vendas e TIC.

Cabe aos gestores empresariais saber utilizar estes conhecimentos em favor dos negócios da empresa.

O que o gestor empresarial precisa conhecer?

Pelo menos os executivos da empresa devem ter conhecimento sobre o negócio da empresa, necessidades/preferências do cliente e o desempenho da empresa.


Comportamento em relação ao conhecimento

Apesar do avanço da tecnologia, as pessoas ainda são os melhores meios para identificar, categorizar, filtrar, interpretar e integrar a informação.

Comportamentos positivos como compartilhar informação e obter conhecimento a partir dela são fundamentais para capitalizar nos negócios.

Quais são os fatores críticos na implantação da GC?

Em primeiro lugar, o patrocínio da alta gestão, que facilita a "venda" do projeto

GC para os colaboradores, uma vez que ela ocorre de cima para baixo.

Em segundo lugar, vem o treinamento dos colaboradores, com o propósito de educar para assimilar a importância de gerar e compartilhar conhecimento através de softwares de GC.

Qual é o papel da Equipe de Conhecimento?

A Equipe de Conhecimento deve coletar ou adquirir conhecimento, torná-lo útil e disponível, possibilitando o compartilhamento de conhecimento em todos os níveis e a disseminação de melhores práticas, tecnologias e cases de sucesso.

Como implantar a GC?

Planejar, antes de iniciar; ou seja, evitar o hábito de "vamos começar e ver o que vai dar".

A GC pode ser iniciada por práticas simples como a organização de informações em bibliotecas, acessíveis a todos os colaboradores (p. ex.: criação de "wikipédias" relacionadas com as atividades ou processos de uma organização).

Em seguida, é preciso desenvolver as práticas até grandes sistemas de informação com diversas bases de dados interconectadas.

Em estágio avançado, geram-se análises em tempo real para todos os níveis da empresa, como Enterprise Resource Planning – ERP ou Customer Relationship Management – CRM.

Durante o processo de desenvolvimento de um sistema de informação integrado, um dos grandes aliados da GC é a arquitetura da informação, onde a preocupação com as interfaces para disseminação da informação é um fator fundamental para reduzir a entropia (estado de desordem natural das coisas) em um conjunto muito extenso de dados.

Para organizar e transferir conteúdos em um projeto de GC o certo é criar uma base de conhecimento e encaminhar o usuário a um gestor que detém o conhecimento que ele necessita.

Como disseminar?

A ferramenta mais utilizada para a disseminação do conhecimento na

organizações ainda é o e-mail (Intranet), devido à sua simplicidade.

Quem deve trabalhar na criação de uma GC?


Dois tipos de profissionais entram em cena: os que são capazes de extrair,

organizar e gerenciar o conteúdo do conhecimento e os especialistas em cada

assunto, que decidem o que deve ser armazenado.

Onde aplicar a GC?

As principais áreas de aplicação da GC são Planejamento Estratégico, Produção, Desenvolvimento de Produtos, Vendas e Serviços ao Cliente.

Quais são os principais objetivos da GC?


A GC tem como foco principal, conforme área de aplicação, divulgar as melhores práticas de gestão empresarial, aumentar a produtividade, melhorar a colaboração entre grupos de projetos e oferecer um produto ou serviço diferenciado; em outras palavras, criar uma vantagem competitiva, aumentar o lucro e sustentar o crescimento.

Quais são os principais resultados obtidos com a GC?

Pesquisas indicam como principais resultados: melhor aproveitamento do conhecimento já existente, melhor diferenciação em relação aos concorrentes e mais agilidade na tomada de decisão (time-to-market).

Conclusão

A GC pode levar o negócio a alcançar novas fronteiras; mais que um conceito, ela deve ser vista como um novo paradigma de sucesso.

Uma empresa com uma boa GC está um passo à frente da concorrência.
Até pequenas empresas, com sistemas gerenciais compatíveis com a ambição de crescer com lucro, aumentaram sua participação no seu segmento e melhoraram a sua rentabilidade.

Sistemas de gestão empresarial, bem implantados, trazem resultados com alto

retorno.

A Tecnologia da Informação e Comunicação – TIC não é mais privilégio de grandes empresas. O desenvolvimento de novas tecnologias tem barateado os

seus custos, sem sacrificar o seu rendimento.

O que fazer com tanta informação? Transformar informação em ação e negócio é possível! No mínimo, fazendo alusão a Confúcio (figura histórica, mais conhecida na China como filósofo e teórico político), vai servir para "saber a extensão da própria ignorância".

De Werner K.P. Kugelmeier
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Fones (19) 3296-4341/3256-8534

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