Curso Administração do Tempo

Curso Administração do Tempo


DOZE COISAS QUE VOCÊ PRECISA SABER PARA SER PRODUTIVO
Por Ernesto Artur Berg
1 Estabeleça
os objetivos com clareza.
Tenha estabelecido bem claro para você o que pretende atingir de mais importante em
dois ou três meses ou nas próximas semanas. Anote essas metas com destaque numa folha de papel
e deixeas
sempre bem à vista. Isso fará com que não esqueça de suas metas. Lembrese:
barco
sem rumo não chega a porto algum.
2 Faça
uma lista diária e priorize as atividades.
Relacione diariamente, numa folha de papel ou em sua agenda (pode ser notebook,
também), todas as atividades a serem cumpridas nesse dia e estabeleça prioridades começando
sempre pelas mais importantes. Assim poderá monitorar o andamento dos trabalhos, em vez de
perder tempo com picuinhas que engolem o seu tempo, deixandoo
dopado, mas sem nada renderem
de efetivo. Uma folha de planejamento diário será de muita utilidade para sua definição de
prioridades, tanto de atividades a serem executadas quanto de telefonemas a serem feitos.
3 Delegue.
Passe a bola aos seus subordinados, começando pelas rotinas e procedimentos
operacionais. Depois, se puder, delegue também atividades e trabalhos de maior responsabilidade,
desde que a pessoa esteja apta para assumir a tarefa. Caso contrário, treinea.
Delegando tarefas
você estará livre para vôos mais altos e para fazer coisas mais nobres.
4 Saiba
tomar decisões.
Não existe carteirinha de chefe que o salve de tomar, algumas vezes, decisões
erradas. Uma decisão errada é, quase sempre, melhor do que não tomar nenhuma decisão. Mas
abusar do erro é pior do que não tomar nenhuma decisão. Tente identificar as causas do problema
mediante as clássicas perguntas:
O Quê?
Quando?
Por Quê?
Onde?
Quem?
Quanto?
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Isolado o problema e descobertas as causas, tome a decisão. Se estiver em dúvida
quanto à melhor decisão, pergunte às pessoas que já enfrentaram o problema como o resolveram.
Pesquise também em livros, ou reúna seus subordinados e peçalhes
sugestões. Uma boa idéia é
também procurar um especialista no assunto.
5 Saiba
dizer NÃO.
Não recusar nenhum serviço, por menos volumoso que seja, quando você já está
atolado de trabalho até a ponta do nariz, não lhe trará nenhum reconhecimento de outros. Trabalhar
muito é uma coisa, mas ser soterrado pelo trabalho é outra bem diferente. Se alguém (como seu
chefe, por exemplo) quiser lhe empurrar um serviço e você estiver atolado, diga claramente que não
tem condições de assumir mais um trabalho, sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a
qualidade do que você já está fazendo. Sugira outra pessoa e, se mesmo assim seu chefe insistir,
faça com que ele assuma a responsabilidade pelos atrasos que advierem nas atividades que você já
estava desempenhando.
6 Seja
breve ao telefone.
Ligações telefônicas constantes atrapalham e atrasam o trabalho. Depois das rápidas
gentilezas iniciais vá direto ao assunto, seja breve e objetivo, sem, entretanto, perder a simpatia.
Concluído o diálogo, agradeça e encerre o contato. Imunizese
também contra interrupções
telefônicas quando estiver concentrado num trabalho importante ou em reunião.Peça a alguém para
anotar o número e ligue mais tarde.
7 Faça
reuniões produtivas.
Nada mais fácil do que dinamitar uma reunião. É só introduzir assuntos não
agendados, discutir o sexo dos anjos, abordar assuntos irrelevantes e deixar que dois ou três galos
de briga monopolizem a reunião e fiquem discutindo entre si. Reuniões eficazes exigem um
coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos previamente
agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento dos participantes e, ao final, cópia
para todos das decisões tomadas na reunião, com os compromissos assumidos por cada um (quem
são os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realização.
8 Evite
o perfeccionismo.
"O perfeito é inimigo do ótimo", diz o ditado. A perfeição é desejável, mas raramente
necessária. Isso parece estar acima do nível de compreensão do perfeccionista, o qual acha que tudo
deve ser impecável. Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforço que não compensam o
trabalho. O perfeito só deve ser buscado quando for realmente imprescindível.
9 Saiba
como usar sua energia trabalhando a seu favor.
Todos temos um "relógio biológico" que regula nosso fluxo de energia no decorrer das
24 horas do dia. Pesquisas científicas comprovaram que nossa capacidade de raciocínio, criatividade
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e tônus muscular atingem seu auge entre oito e onze horas da manhã. Esse ritmo diminui quase pela
metade no período da tarde e à noite não chega a 20%. Nada melhor então do que remar a favor da
maré. Pela manhã, sempre que possível, execute atividades nobres, que exijam clareza de raciocínio,
dediquese
a um projeto importante, faça reuniões produtivas (e rápidas), estabeleça contatos
essenciais, entre outros. À tarde, de preferência, dediquese
mais a rotinas e trabalhos corriqueiros.
Ao meiodia,
almoce com frugalidade e evite bebidas alcoólicas. Você continuará produtivo no
período da tarde e com disposição até para algum trabalho à noite, se precisar. Reserve, de
preferência, o fim de semana para colocar em dia suas necessidades gastronômicas e etílicas, se
sentir essa necessidade.
10 Organizese.
Os sintomas da desorganização são: deixar tarefas inacabadas, fazer várias coisas ao
mesmo tempo, incapacidade de concentração, adiamentos constantes, não programar suas
atividades. Existem tarefas que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, e muitas vezes não
temos condições de alocar períodos de tempo sem que haja várias interrupções. Para tarefas
trabalhosas e difíceis, dividaas
em porções menores e depois as complete passo a passo. Neste
caso é essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho em etapas, completando um segmento de
cada vez. Assim, você se sentirá gratificado ao perceber que já completou uma parte do projeto e
estará motivado para iniciar a próxima etapa.
11 Saiba
o que fazer com os papéis (vale também para emails).
Se você coleciona papéis em cima da mesa ou entope as gavetas com eles e sentese
incomodado com isso, então utilize estas alternativas:
a. Jogar Fora.
Perguntese:
"Qual a pior coisa que poderia acontecer se eu jogasse esse papel no
lixo (ou o deletasse)?" Se a resposta for "nada", então jogue no lixo (ou delete) sem o menor
constrangimento. Exemplos de papéis descartáveis: intermináveis folhetos de propaganda, fôlderes
de seminários e conferências a que não irá assistir, notícias obsoletas, informações que não são de
seu interesse.
b. Transferir.
Transfira os papéis (ou emails)
que não são de sua alçada ou do seu interesse ao
chefe, colega ou subordinado, e que poderão ser de utilidade a eles.
c. Agir.
Se tiver que tomar alguma atitude em relação a algum papel (ou email),
tome logo,
contanto que não interfira nas suas prioridades, a menos que seja algo mais importante do que essas
prioridades. Se você mesmo não puder executar as tarefas, então as delegue a alguém.
d. Arquivar.
Se o papel (ou email)
tiver alguma utilidade futura, arquiveo.
Assim poderá recuperar
o documento futuramente quando necessitar dele.
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12 Pratique
a relação 80/20.
Já no final do século XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto afirmava: 80% das
riquezas do mundo são produzidas por 20% das nações; 20% das riquezas restantes são produzidas
por 80% das nações. Essa relação vale também para a administração: 80% que de importante você
produz num dia vem de 20% de suas atividades; enquanto que 20% da produção de um dia vem de
80% de outros trabalhos. Descubra quais os 20% do seu trabalho diário (isto é, o que é realmente
essencial em seu trabalho) que lhe dão 80% de produtividade. Descubra também quais as picuinhas,
rotinas e atividades que tomam 80% do seu tempo e que lhe trazem apenas 20% de produtividade.
Descarteas
quanto antes, pois elas o estão fazendo cair na armadilha da improdutividade, camuflada
sob a forma de muito trabalho. É bom lembrar que os bemsucedidos
raramente trabalham tanto
quanto os meramente bemsucedidos:
é que eles trabalham de um jeito mais inteligente. Falta de
tempo é o eterno álibi dos incompetentes. A alta produtividade é o resultado dos que aprenderam a
esgrimir com o fantasma do tempo.
Condensado do livro "Manual do Chefe em Apuros", de Ernesto Artur Berg, Editora
Makron Books, São Paulo.
Email:
berg@quebrandobarreiras.com.br
Site: www.quebrandobarreiras.com.